Datenschutzerklärung

COPPEN GmbH

Robert-Bunsen-Straße 1

67098 Bad Dürkheim

Telefon: +49 6322 9853003

E-Mail: info@coppen.de

Website: https://coppen.de

1.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder in Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

1.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

1.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

2.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

• Spracheinstellungen
• Log-In-Informationen
• Warenkorbinhalte

Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen.

3.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Nutzers bzw. für den Zugriff auf bereits in der Endeinrichtung des Nutzers gespeicherte Informationen ist § 25 Abs. 1 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz).

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

• Warenkorb
• Übernahme von Spracheinstellungen
• Merken von Suchbegriffen

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.4 Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Falls Sie einen anerkannten Dienst zur Einwilligungsverwaltung gemäß der Einwilligungsverwaltungsverordnung (EinwV) nutzen, können Sie Ihre Einwilligungsentscheidungen für Cookies und ähnliche Technologien nach § 25 Abs. 1 TDDDG zentral verwalten und bei Bedarf an uns übermitteln.

Microsoft Clarity – optionale Nutzungsmessung

Mit Ihrer Einwilligung in „Analytics“ verwenden wir Microsoft Clarity für maskierte Sitzungsaufzeichnungen und die Auswertung von Klicks und Scrollbewegungen, um die Bedienung unserer Website zu verbessern. Anbieter und Empfänger ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Der Zugriff auf Cookies und ähnliche Speicher sowie die Verarbeitung erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine ältere allgemeine Analytics-Zustimmung aktiviert Clarity nicht: Erforderlich ist eine neue ausdrückliche Auswahl nach Anzeige des aktualisierten Clarity-Hinweises. Diese Clarity-Zustimmung gilt höchstens 270 Tage und wird nicht stillschweigend verlängert.

Unsere Einbindung ist auf die öffentliche Homepage und die anfänglichen Auswahlansichten des Energie-Rechners beschränkt: Privat oder Gewerbe, die private Systemauswahl und die gewerbliche Projektart. Weitere Rechner-Schritte, Kontaktformulare, Warenkörbe sowie angemeldete, geschützte und andere Seiten sind ausgeschlossen. Seiten mit URL-Parametern oder Fragmenten sowie Besuche mit externem oder nicht freigegebenem Referrer starten keine Aufzeichnung. Texte werden maskiert; Formularwerte und ungeprüfte Inhalte werden nicht übertragen. Übermittelt werden begrenzte Interaktions-, Layout- und technische Sitzungsdaten, ein freigegebener Seitenpfad sowie zufällige Nutzer- und Sitzungskennungen. Wir verwenden keine Clarity-Identifizierung über Namen, Kontaktangaben, E-Mail-Hashes oder CRM-IDs und verknüpfen diese Aufzeichnungen nicht mit Anfragen.

Microsoft speichert Clarity-Daten in Rechenzentren in den USA. Bei der Übertragung erhält Microsoft technisch auch Ihre IP-Adresse. Die maskierte Verarbeitung ist keine Zusage vollständiger Anonymität oder ausschließlicher EU-Verarbeitung. Microsoft und COPPEN handeln nach den Clarity-Nutzungsbedingungen als eigenständig Verantwortliche. Microsoft beschreibt auch eigene Verarbeitungszwecke, darunter Produktverbesserung und Werbeprofilbildung; nicht personenbezogene Daten können außerdem zur Entwicklung von KI verwendet werden. Wir übermitteln die Einwilligungskategorien getrennt: Ohne Ihre zusätzliche Marketing-Einwilligung wird die Werbespeicherung gegenüber Clarity abgelehnt. Bei Marketing-Einwilligung kann Clarity Daten mit Microsoft Advertising teilen. Einzelheiten zu Microsofts Verarbeitung und Drittlandübermittlungen finden Sie in den Clarity-Nutzungsbedingungen, den Clarity-Datenschutzhinweisen und der Microsoft-Datenschutzerklärung.

Nach Microsofts veröffentlichten Aufbewahrungsfristen werden gewöhnliche Aufzeichnungen 30 Tage gespeichert; Heatmap- und Klickinformationen sowie gekennzeichnete oder als Favorit gespeicherte Aufzeichnungen bis zu neun Monate. Diese Fristen unterscheiden sich von der Gültigkeit Ihrer Einwilligung. Maßgeblich sind die veröffentlichten Clarity-Aufbewahrungsregeln.

Sie können die optionale Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Danach starten wir keine neuen Clarity-Übertragungen, verwerfen wartende Pakete und entfernen die von unserer Einbindung verwendeten Clarity-Cookies und Tab-Kennungen. Bereits an Microsoft übertragene Daten werden dadurch nicht rückwirkend gelöscht. Auch beim Wechsel in eine ausgeschlossene Ansicht bleibt das aktuelle Seitendokument endgültig für Clarity gesperrt, einschließlich Zurücknavigation und Wiederherstellung aus dem Browser-Cache. Erst ein tatsächlich neu geladenes Seitendokument kann nach erneuter Prüfung aller Voraussetzungen und weiterhin gültiger Einwilligung eine neue Sitzung beginnen. Die Website und der Rechner bleiben ohne Clarity nutzbar.

3.5 Nutzungsmessung im Energie-Rechner und Herkunft von Anfragen

Wenn Sie in die Kategorie „Analytics“ einwilligen, erfassen wir im Energie-Rechner aufgerufene und bearbeitete Schritte, ausgewählte Produktarten, technische Zeitangaben und begrenzte Fehlerklassen. Eine zufällige Kennung ordnet Ereignisse einer Browser-Tab-Sitzung zu. Eine Sitzung entspricht nicht zwingend einer Person. Diese Messung dient dazu, die Bedienung des Rechners und den Weg bis zur Anfrage zu verstehen und zu verbessern.

Mit dieser Einwilligung können wir außerdem den zuerst in diesem Tab beobachteten Einstieg und einen späteren externen Einstieg erfassen: einen bereinigten Seitenpfad, die verweisende Domain sowie begrenzte Kampagnenangaben (UTM-Quelle, Medium, Kampagne und Inhalt). Das ist keine vollständige Besuchshistorie und kein Nachweis Ihres allerersten Kontakts mit COPPEN. Fehlende Quellenangaben werden als direkt oder unbekannt behandelt. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften gehören nicht in diese Messereignisse. Die Herkunftsangaben werden im Sitzungsspeicher des Tabs vorgehalten und können bei einer Anfrage mit übermittelt werden.

Unabhängig von der Analytics-Einwilligung können Sie freiwillig angeben, weshalb Sie anfragen und wie Sie auf COPPEN aufmerksam geworden sind. Diese Angaben werden mit Ihrer Anfrage für deren Bearbeitung gespeichert und von der technisch beobachteten Herkunft unterschieden. Ohne diese Angaben und ohne Analytics-Einwilligung können Sie den Rechner verwenden und eine Anfrage absenden.

Für die neue Rechner-Messung (Version v4) ist eine Aufbewahrung der Rohereignisse von 90 Tagen ab Eingang auf unserem Server vorgesehen. Die tägliche technische Bereinigung arbeitet in begrenzten Mengen; bei einem Rückstand erfolgt die Löschung in nachfolgenden Läufen. Eine optionale Verknüpfung zwischen Anfrage und Messsitzung läuft nach 90 Tagen ab und wird danach bereinigt. Die kurzlebigen Zugangsnachweise zum Empfang von Messereignissen gelten höchstens 24 Stunden und werden nach Ablauf getrennt bereinigt. Diese Löschregel migriert keine ältere Rechner-Messhistorie.

Kontakt-, Projekt- und Anfragebelege dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage und unterliegen einer davon getrennten Aufbewahrung nach Bearbeitungszweck und den jeweils einschlägigen Aufbewahrungspflichten. Sie werden durch die Bereinigung der Messereignisse nicht gelöscht. Eine Anfrage kann auch ohne Messsitzung belegt sein. Die interne Auswertung unterscheidet das Speichern einer Anfrage, die Annahme einer E-Mail durch den Versanddienst, die technische Rückmeldung eines angeschlossenen Portals und einen gesondert belegten CRM-Eintrag.

Sie können Ihre Analytics-Einwilligung über die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Danach werden keine neuen optionalen Rechner-Messereignisse übertragen und die im Tab gespeicherten Herkunftsangaben entfernt. Bereits angenommene operative Anfragen bleiben davon unberührt; Ihre Datenschutzrechte bestehen weiterhin.

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie unser Kontaktformular verwenden, speichern wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zuverlässig entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Dazu gehören:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, soweit freiwillig angegeben
• Ausgewähltes Anliegen und bei einer Vertriebsanfrage die gewünschte Produktart
• Nachricht
• Datum und Uhrzeit sowie Anfragekennung und technische Zustellnachweise

Mit dem Absenden erteilen Sie uns keine Einwilligung in Werbung oder optionale Nutzungsmessung. Eine Marketing- oder Analytics-Einwilligung ist für die Kontaktaufnahme nicht erforderlich. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Kontakt- und Nachrichtenangaben können wir das Formular nicht bearbeiten; alternativ erreichen Sie uns telefonisch oder per E-Mail. Bei einem E-Mail-Kontakt verarbeiten wir die darin enthaltenen Angaben.

Zur Speicherung und technischen Weiterleitung des Formulars verwenden wir Supabase, für die interne E-Mail-Benachrichtigung Resend und für die Bearbeitung im Kundenmanagement HubSpot. Zugriff erhalten die zuständigen Beschäftigten und die hierfür eingesetzten IT-Dienstleister im erforderlichen Umfang. Unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer werden mit Microsoft 365 betrieben.

Die Formular-Datenbank bei Supabase befindet sich in Frankfurt am Main. Das bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung bei allen Dienstleistern ausschließlich in der EU stattfindet. Insbesondere Resend verarbeitet Daten auch in den USA; auch bei HubSpot, Supabase und Microsoft sind Drittlandverarbeitungen möglich. Die veröffentlichten Auftragsverarbeitungsbedingungen regeln die Verarbeitung und Drittlandübermittlungen, einschließlich EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, Angemessenheitsbeschlüssen. Einzelheiten und Informationen zu den Garantien finden Sie bei HubSpot, Supabase, Resend und Microsoft. Eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über unsere oben genannten Kontaktdaten anfordern.

4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Für Anfragen zu einem Angebot, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch und die Bearbeitung bestehender Verträge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung hierfür erforderlich ist. Sonstige Kontaktanfragen sowie die erforderliche Organisation, zuverlässige Zustellung und Absicherung der Kommunikation verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen und einer sicheren, nachvollziehbaren Bearbeitung. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.3 Zweck der Datenverarbeitung

Wir beantworten Ihr Anliegen, ordnen es den zuständigen Beschäftigten zu und dokumentieren die Bearbeitung. Im CRM wird ein Kontakt angelegt oder Ihre Anfrage einem eindeutig passenden bestehenden Kontakt zugeordnet. Entsprechend dem von Ihnen ausgewählten Anliegen entstehen bei Vertriebsanfragen passende Photovoltaik- und/oder Wärmepumpen-Vorgänge; Service, Erweiterungen und sonstige Anliegen werden als Aufgaben erfasst. Eine Produktzuordnung wird nicht aus Ihrem Nachrichtentext durch KI abgeleitet. Diese organisatorische Zuordnung trifft keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung über Sie.

Anfragekennungen und Zustellnachweise dienen dazu, die Weiterleitung zu prüfen, fehlgeschlagene Zustellungen nachzuholen und doppelte Verarbeitung derselben Anfrage zu verhindern. Der Nachrichtentext wird nicht als Inhalt eines Werbe- oder Analytics-Ereignisses versendet.

4.4 Dauer der Speicherung

Die vollständige technische Kopie einer Formularanfrage wird in der täglichen Bereinigung zur Löschung vorgesehen, sobald ihr Eingang mehr als 30 Tage zurückliegt und beide Weiterleitungen an CRM und interne E-Mail erfolgreich abgeschlossen sind. Die Bereinigung arbeitet in begrenzten Mengen; bei Rückständen erfolgen weitere Löschungen in nachfolgenden Läufen. Bei ungeklärten Zustellfehlern bleibt die Kopie zunächst für die Fehlerbehebung erhalten. Technische Zustellnachweise mit Anfrage- und CRM-Kennungen sind nicht anonym und werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Zustellkontrolle, Dublettenvermeidung oder die Klärung von Fehlern erforderlich sind.

Die Bearbeitungsunterlagen im CRM und in unseren E-Mail-Postfächern werden davon getrennt aufbewahrt. Wir löschen sie, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und kein weiterer erforderlicher Bearbeitungszweck, keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und kein Erfordernis zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Die technische Bereinigung nach 30 Tagen löscht keine bestehenden Kundenkontakte, Verträge oder Projektunterlagen im CRM.

4.5 Widerspruch und weitere Datenschutzrechte

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie nach Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Eine gesondert erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung können Sie über die oben genannten Kontaktdaten beantragen. Die weiteren Voraussetzungen und Rechte sind in Abschnitt 5 erläutert. Erforderliche Vertragsbearbeitung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Sicherung von Rechtsansprüchen bleiben nach Maßgabe der DSGVO zu berücksichtigen; ein Widerruf optionaler Marketing-Einwilligungen verhindert nicht die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

5.1 Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

5.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

5.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
• wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5.4 Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5.5 Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

5.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

5.7 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

5.8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

5.9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

• für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
• aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
• mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

5.10 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

COPPEN setzt KI-gestützte Dienste in verschiedenen Bereichen ein:

• Website-Chatbot: Auf unserer Website setzen wir einen KI-gestützten Chatbot ein, der Ihnen bei allgemeinen Fragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen behilflich sein kann. Dabei werden Ihre Eingaben im Chat (Freitext) an den Dienst OpenAI (GPT-4o-mini) übermittelt, um eine automatisierte Antwort zu generieren. Eine Verknüpfung Ihrer Chat-Eingaben mit Ihrem Kundenkonto oder sonstigen personenbezogenen Daten findet nicht statt.
• Angebotserstellung und Anlagenplanung: KI-gestützte Werkzeuge können bei der automatisierten Dachbelegung, Ertragsberechnung und Systemkonfiguration unterstützen.
• Kundenkommunikation: KI kann bei der Erstellung von E-Mail-Entwürfen, Zusammenfassungen und Dokumentationen eingesetzt werden.
• Interne Analyse: KI-Werkzeuge können zur Optimierung interner Geschäftsprozesse genutzt werden.

6.2 Anbieter und Datenübermittlung in Drittländer

Der KI-Dienst wird bereitgestellt von OpenAI, Inc., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Bei der Nutzung des Chatbots werden Ihre Eingaben an Server von OpenAI in den USA übermittelt. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die OpenAI mit seinen Auftragsverarbeitern abgeschlossen hat.

6.3 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des KI-Chatbots ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Durch die aktive Nutzung des Chat-Fensters willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Eingaben ein.

6.4 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Chat-Eingaben dient ausschließlich dem Zweck, Ihnen eine automatisierte Antwort auf Ihre Fragen bereitzustellen. Es erfolgt keine Nutzung der Daten zu Werbezwecken oder zur Profilbildung durch COPPEN.

6.5 Speicherdauer

COPPEN speichert Ihre Chatverläufe nicht dauerhaft. Nach Beendigung der Chat-Sitzung werden die Eingaben nicht auf unseren Servern vorgehalten. Bitte beachten Sie, dass OpenAI die übermittelten Daten gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie verarbeiten und ggf. temporär speichern kann. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von OpenAI.

6.6 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Nutzung des KI-Chatbots ist vollständig freiwillig. Sie können den Chat jederzeit beenden, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen. Alle Funktionen unserer Website stehen Ihnen auch ohne Nutzung des Chatbots uneingeschränkt zur Verfügung.

6.7 KI-Einsatz in internen Geschäftsprozessen

COPPEN nutzt KI-gestützte Werkzeuge (z.B. OpenAI, Microsoft Copilot) zur Unterstützung interner Geschäftsabläufe, wie etwa der Angebotserstellung, Projektplanung und Kundenkommunikation. Dabei können personenbezogene Daten (z.B. Name, Adresse, Projektdaten) verarbeitet werden.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Geschäftsabwicklung). Es gelten dieselben Schutzmaßnahmen und Regelungen zur Datenübermittlung in Drittländer wie in Abschnitt 6.2 beschrieben.

Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO getroffen. Alle durch KI unterstützten Ergebnisse werden von qualifizierten Mitarbeitern geprüft, bevor sie an Kunden weitergegeben werden. Die finale Entscheidung trifft stets ein Mitarbeiter.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026; die Hinweise zur Rechner-Messung wurden ergänzt.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website abgerufen werden.

Stand: September 2026